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Klaus I. Rogge

Inhalt

Vorbemerkung
1. Wer fühlt sich von Open Space angesprochen?
1.1 Typ A: Die OE-Konferenz
1.2 Typ B: Der Lerntreff
2. Strukturelemente
3. Was leistet Open Space?
4. Eignungen und Wirkungen
5. Literaturhinweise
5.1Sowi-online Literatur

Vorbemerkung

Open-Space ist eine Konferenzform, die im besonderen Maße geeignet ist zur Durchführung von Veranstaltungen mit Großgruppen. Die für die Arbeit mit Großgruppen entwickelte Open-Space-Technologie basiert auf einer kritischen Auseinandersetzung mit der Praxis insbesondere von Großveranstaltungen. Im Bereich der Politischen Bildung haben Großveranstaltungen immer noch einen heraus gehobenen Stellenwert. Fragt man die Teilnehmer und Teilnehmerinnen nach deren Gehalt, so wird einem oftmals Skepsis gegen über gebracht. Nach dem "Gewinn" der Veranstaltung befragt, berichtet eine Tagungsteilnehmerin dem Gesprächspartner - vielleicht zu ihrer eigenen Verblüffung - von intensiven Auseinandersetzungen und spannenden Gesprächen mit Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Rande der Veranstaltung. Merkwürdig ist es, dass die Demokratie- und Beteiligungsexperten , die Politischen Bildner bei diesen Veranstaltungen weitestgehend in der Passivität verharren. Denn dieser klassisch zu nennende Konferenztyp besteht fast ausschließlich aus "Frontalunterricht" mit kleinen Öffnungstendenzen in Richtung Arbeitsgruppen, die oftmals auch noch expertenmajorisiert sind. Und die Experten sind immer die anderen. Eine Open-Space-Konferenz durchbricht radikal dieses Konferenzmuster. Experten sind im Sinne von Open-Space alle Teilnehmenden. Kein Guru dominiert das Konferenzgeschehen. Selbstbestimmtes Lernen gepaart mit Selbstorganisation der Konferenzteilnehmenden bestimmt das alternative Muster von Open-Space.

1. Wer fühlt sich von Open-Space angesprochen?

Open-Space stellt eine Veranstaltungsform dar, die auf ein Höchstmaß an Beteiligung seitens der Teilnehmenden setzt. In dem eine oder anderen Fall kann es sinnvoll sein, dass ein Experte das Leitthema des Open-Space umreißt bzw. beleuchtet. Die Experten im Open-Space sind jedoch die Teilnehmenden selbst. Ihr Erfahrungs- und Wissenspotenzial wird durch diese Veranstaltungsform ernst genommen und für den Gesamtprozess der Veranstaltung und darüber hinaus fruchtbar gemacht. Denn einsetzbar ist die Open-Space-Technologie für die Erörterung und Lösung komplexer Problemstellungen in kommunalen, betrieblichen wie auch sozialen Organisationen. Die Konferenzarchitektur befördert durch ihre durch die Selbstorganisation entstehende Dynamik das Engagement und die Kreativität der Teilnehmenden. Wer Eigenverantwortung und Mitgestaltung von Menschen im öffentlichen Raum wie auch in den Betrieben für richtig befindet, der wird sich mit der Open-Space-Technologie anfreunden können. Zwei Typen von Open-Space-Konferenzen finden sich in der Praxis:

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1.1 Typ A: Die OE-Konferenz

Die in einem Industriebetrieb, in einer Kommunalverwaltung ... einberufene Open-Space-Konferenz dient zur Lösung akuter Problemstellungen und Zukunftsfragen in der jeweiligen Institution. Die Konferenz kann Auftakt eines umfassenden Reorganisationsprozesses in einer Einrichtung sein;

1.2 Typ B: Der Lerntreff

Die Konferenz wird von einer Bildungseinrichtung zu einem vorgegebenen Zukunftsthema offen ausgeschrieben und spricht Menschen an, die sich mit gesellschaftlichen Veränderungsprozessen und Zukunftsfragen auseinander setzen wollen.
Willkommen sind demnach bei offen ausgeschriebenen Open-Space-Veranstaltungen ("Lerntreff") Personen,

• die sich eigenverantwortlich an der Zukunftsgestaltung ihrer Organisation oder ihres Gemeinwesens beteiligen oder in ihrer Eigenschaft als Berater bzw. Beraterin andere bei der Zukunftsgestaltung professionell unterstützen wollen,
• die den sich hier bietenden freien Raum nutzen wollen, ihre beruflichen und politischen Erfahrungen, ihre Kompetenzen, Themen, und Fragestellungen mit anderen auszutauschen und bereit sind, von anderen zu lernen,
• die Begegnungen und Gespräche mit anderen für richtig befinden, um sich im politischen wie auch beruflichen Umfeld weiter zu bilden und zu entwickeln,
• die offen und neugierig genug sind, um sich Experimenten zu stellen und um sich überraschen zu lassen.

Wenden sich Open-Space-Veranstaltungen an MitarbeiterInnen von Institutionen ("OE-Konferenz") , so sind davon Personen angesprochen,

• die sich aus eigenem Antrieb oder weil sie dazu aufgefordert wurden mit der Bearbeitung von institutionellen Problemstellungen wie auch Veränderungen auseinander setzen;
• die ihre Kreativität wie auch Erfahrungen, die sie im institutionellen wie auch privaten Sektor sammeln konnten, nutzbringend für ihren Arbeitsbereich und darüber hinaus einsetzen wollen;
• die die Chance verspüren, mittels dieser Veranstaltungsform formelle wie auch informelle Grenzen der Institution zu überwinden;
• die einen Sinn darin sehen, sich mit der Zukunft des eigenen Arbeitsplatzes wie auch der Institution zu beschäftigen.

In der Einladung zur Open-Space-Konferenz muss deutlich gemacht werden, wer als Teilnehmer erwünscht ist und wie die Konferenzarchitektur ausschaut. Demgemäß werden sich i. d .R. Personen von der Open-Space-Technologie angesprochen fühlen, die nicht mit der Erwartung kommen, einen fertigen Seminarplan mit Referenten, Themen und Zeiten vorzufinden. Vielmehr werden davon Personen angesprochen, die sich aktiv am Seminargeschehen zu beteiligen wünschen.

2. Strukturelemente

Die von Harrison Owen, einem amerikanischen Organisationsberater Ende der 80er Jahre entwickelte Open-Space-Technologie kehrt die bereits in der Vorbemerkung geschilderte Situation um. Die unstrukturierten wie auch übersprudelnden "Pausengespräche" machen den Kern der Open-Space-Veranstaltung aus. Wie immer, wenn man Kreativität befördern will, bedarf es jedoch eines festen Rahmens (Konferenzarchitektur), um Ansprüche nach einer effektiveren Lernatmosphäre Wirklichkeit werden zu lassen. Den festen Rahmen versinnbildlicht die "Konferenzleitung". Während der Open-Space-Konferenz bilden die TeilnehmerInnen eine Gemeinschaft auf Zeit, um an unkonventionellen Lösungen für oftmals mitgebrachte Problemstellungen zu arbeiten. Die TeilnehmerInnen sind dabei Impulsgeber, Moderatoren, Problemgeber und Problemlöser, Berater, Zuhörer, (Mit-)Gestalter, Gesprächspartner und Dokumentare.
Damit die Konferenzgespräche nicht ins Uferlose abgleiten, braucht jede Konferenz ihren "Aufhänger", d.h. ein Leitthema. Open-Space heißt "Offener Raum" und diesen müssen die Teilnehmer mit ihren Fragen und Problemen ausfüllen. Die TeilnehmerInnen fungieren somit als Impulsgeber. Diese Veranstaltungsform setzt somit auf die Selbstorganisation der Konferenzteilnehmer, die Verantwortung "für sich" und ihre "Gemeinschaft auf Zeit" übernehmen. Die Gemeinschaft konstituiert sich durch Eröffnungs- und Abschlusskreise (Morgen- und Abendrunden). Damit die Konferenz nicht in Disharmonie und Chaos mündet, bedarf sie eines klar definierten Rahmens (Konferenzarchitektur) wie auch zu vermittelnder Abläufe und Verhaltensweisen (Konferenzdesign). Die Open-Space-Konferenz umfasst die folgenden Elemente:

• ein tragfähiges Leitthema: (Wozu treffen wir uns hier eigentlich?)
• eine klare Ansprache der Zielgruppe?: (Wen wollen wir eigentlich dabeihaben?)
• eine Konferenzleitung wie auch ein back-office (Wer übernimmt für die Umsetzung des Konferenzdesigns die Verantwortung?)
• ein einfaches Regelwerk: (Wie können und wollen wir hier miteinander umgehen?)
• Räume, um sich entfalten zu können: (Welche Raumqualitäten und -Quantitäten sind erforderlich, um ein ansprechendes Konferenzklima zu schaffen?)
• klare zeitliche Vorgaben: (Wie viele Open-Space-Runden sind angemessen und wie viele parallel verlaufende Workshops sind sinnvoll?)
• eine gepflegte Pausenkultur: (Wo befindet sich der informelle Treffpunkt zum Plauschen, d.h. das Open-Space-Café?)
• die Freiheit des "Sich-Einbringens": (Meine Rolle wird nicht von Vornherein festgelegt, vielmehr bestimme ich diese von Fall zu Fall selbst!)
• die Möglichkeit des "Honig-Saugens": (Ich lasse mich anregen und informieren ohne Scheu)
• die Chance des "Sich-Zurückziehens": (Wenn ich Zeit zur Reflexion brauche, dann nehme ich sie mir ungeniert!).

Neben den Spielregeln ("Wie gehen wir hier miteinander um und wie ist der Ablauf?") gibt es eine sich sukzessiv entwickelnde Konferenzagenda, auf der sich Thema, Ort und Zeitraum des von einzelnen Teilnehmern und Teilnehmerinnen vorgeschlagenen und verantworteten Workshop-Angebots wieder finden. Auf der Agenda-Tafel finden die Teilnehmenden entsprechende Einteilungen vor, die es ihnen ermöglichen, ihr Angebot zeitlich wie auch räumlich zu platzieren. Dies geschieht i.d.R. in der Öffentlichkeit der Morgen- und Abendrunden. Diejenigen TeilnehmerInnen, die ein Angebot unterbreiten wollen, füllen einen vorbereiteten Anmeldebogen aus und teilen den anderen in der Runde die Fragestellung oder auch das Problem, das sie im Rahmen ihres Workshops gedenken zu erörtern, mit. Dieses Angebot hängt der Impulsgeber anschließend auf der Agenda-Tafel aus. Diese Tafel muss für jeden Teilnehmer jederzeit zugänglich sein. Sie dient der allgemeinen Orientierung für die TeilnehmerInnen. Außerdem werden die TeilnehmerInnen gebeten, sich auf den Anmeldebögen einzutragen. Mit den Eintragungen erhalten Impulsgeber wie auch Teilnehmende eine Orientierung, ob und in welchem Umfang das jeweilige Angebot nachgefragt wird. Für die Ergebnissicherung des Workshops sorgt der Impulsgeber. Die Protokollnotizen werden im Tagungssekretariat (Backoffice) abgegeben und dort per Computer laufend in die Tagungsdokumentation eingearbeitet.

3. Was leistet Open-Space?

Wer Open-Space-Veranstaltungen anbietet und durchführt, sollte sich befragen (lassen), warum diese Veranstaltungsform für ihn so attraktiv sei und worin der Unterschied von Open-Space zu sonstigen Großveranstaltungen bestehe. Im Folgenden werden die Leistungen, die sich mit dieser Veranstaltungsform verbinden, in Thesenform beschrieben:
Mit Open-Space erhöht sich die Bereitschaft zur aktiven Teilnahme am Workshop-Geschehen. Dies führt zu neuartigen Beziehungen und Kontakten zwischen den Teilnehmenden.
Der passive, ausschließlich konsumierende Teilnehmer ist beim Open-Space fehl am Platz. Open-Space erfordert den neugierigen, sich im Open-Space-Feld tummelnden Teilnehmer. Denn bei dieser Veranstaltungsform hat jede/jeder die Möglichkeit sich in unterschiedlicher Art und Weise einzubringen und dies in immer neuen Konstellationen. Es finden somit Begegnungen zwischen Personen statt, die oftmals im normalen Betriebsalltag nur wenig Berührung miteinander haben. Zum Lerntreff finden sich dagegen "Experten" ein, die miteinander zum ausgeschrieben Thema in Kommunikation treten wollen. Die "offene" Veranstaltungsform verleitet die Teilnehmenden dazu, dass ansonsten bei Konferenzen durchaus vorherrschende Konkurrenzdenken zu Gunsten eines strukturieren Erfahrungsaustausches zurückzustellen.
Open-Space eignet sich im besonderen Maße dazu, in Zeiten turbulenter Veränderungen Pflöcke für neue Orientierungen zu setzen.
Wenn vormals die Politik einer Kommunalverwaltung und deren Umsetzung ausschließlich von Rat und Verwaltungsspitze (top-down) bestimmte wurde, setzt Open-Space darauf, dass die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Experten nicht nur für Ihren jeweiligen Arbeitsbereich sind. Open-space schöpft dieses Erfahrungswissen bei den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ab und setzt es für eine Reorganisation oder auch Neuorientierung der Verwaltung ein. Dies gilt im besonderen Maße für die OE-Konferenz. Im Falle eines Lerntreffs obliegt es dem einzelnen Teilnehmer, ob, wie und inwieweit er Anregungen aus dem Open-Space aufnimmt und in sein berufliches Umfeld integriert. Bei letzterem gibt es i.d.R. zunächst einmal keinen Auftrag, irgendwelche Veränderungen einzuleiten. Die Open-Space-Ergebnisse müssen im betrieblichen Geschehen zunächst einmal vermittelt werden, um danach als Impuls für Veränderungen wirken zu können.
Open-Space ermöglicht es, dass die MitarbeiterInnen von Organisationen ihr oftmals nicht eingefordertes kreatives Potenzial schöpferisch einbringen können.
In den Verwaltungen wie auch Unternehmen fehlt es oftmals an Freiräumen, sich zu entfalten. Die Enge des jeweiligen Arbeitsbereiches sowie der Stress des Arbeitsalltags verhindern, dass es mit den Kollegen und Kolleginnen zu einem Gedankenaustausch über institutionsbezogene Veränderungen kommen kann. Open-Space bietet dagegen einen offenen Raum, indem es ermöglicht wird, sich ungestraft und quasi spielerisch mit anderen über Ideen für Verbesserungen auszutauschen, sich mit unkonventionellen Wegen für Verwaltung wie auch Politik zu beschäftigen sowie an Lösungen für berufsbezogene Problemstellungen zu arbeiten. Open-Space fungiert somit als Entwicklungswerkstatt insbesondere für Bereiche, die sich im Aufbruch oder Umbruch befinden. Dies gilt im besonderen Maße für die OE-Konferenz. Der Transfer von Erfahrungen aus Lerntreffs in die betriebliche Wirklichkeit hängt einerseits ab von der persönlichen Durchsetzungskraft des Open-Space-Teilnehmers sowie andererseits von der institutionellen Veränderungsbereitschaft.
Open-Space fördert die Eigenständigkeit der MitarbeiterInnen/Teilnehmer/innen und erprobt ihre Fähigkeit zur Kooperation.
Denken und Arbeiten in streng hierarchisch gegliederten Strukturen ("Kästchendenken") ist das, was in Verwaltungen und Unternehmen weiterhin noch gepflegt wird. Im Rahmen der Modernisierung von Unternehmen und Verwaltungen werden von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen neue Verhaltensweisen wie z.B. Teamgeist, selbst verantwortetes Arbeiten und Eigeninitiative eingefordert, ohne dass diese auf entsprechende Erfahrungen in ihrem betrieblichen Umfeld zurückgreifen können. Open-Space stellt einen Raum dar, in dem Mitarbeiter sich ausprobieren können. Es fungiert somit als ein Trainingsfeld für eigenständiges Handeln. Darüber hinaus arbeiten die MitarbeiterInnen im Rahmen des Open-Space in ständig wechselnden Koalitionen miteinander. Und dies erfolgt i.d.R. über die Grenzen des jeweiligen Arbeitsbereiches hinaus. Für die meisten MitarbeiterInnen geht mit dem Open-Space eine Erweiterung ihres beruflichen Horizonts einher.
Open-Space eignet sich im besonderen Maße zur Kreation neuer Verfahren, Methoden und Konzepte.
In Lerntreffs können TeilnehmerInnen ihre Erkenntnisse über und Erfahrungen mit neuen Verfahrenstechniken, Methoden und anderen Neuerungen einem interessierten Fachpublikum in unverkrampfter Atmosphäre vor- und zur Diskussion stellen. Ob und in welchem Maße sich derartige Neuerungen dann in den jeweiligen beruflichen Alltag einzelner Teilnehmer übernehmen lassen, bedarf dann der Erörterung in den Workshops. Für den Impulsgeber kann der Workshop eine Bestätigung für einen bereits eingeschlagenen Weg sein, während die anderen Workshop-Teilnehmer sich durch Vorstellung und Diskussion des Impulses ermutigt fühlen können, vergleichbare Initiativen in ihrem Betrieb zu ergreifen. OE-Konferenzen eignen sich dagegen nur in eingeschränktem Maße für die Vorstellung neuer Verfahren und Methoden. Denn letzteres ist i.d.R. das Feld für (externe) Experten.
Open-Space stellt einen relativ herrschaftsfreien Raum dar, indem sich die MitarbeiterInnen mit ihren Ideen, Vorstellungen und Wünschen präsentieren können.
Die Morgen- und auch die Abendrunden stehen für das allen gemeinsame Leitthema. In den Runden sind vertreten MitarbeiterInnen aus allen Hierarchiestufen, aus unterschiedlichen Abteilungen sowie mit unterschiedlichsten Qualifikationsmerkmalen. Mit der Open-Space-Philosophie verbindet sich demgemäß die Aufhebung hierarchischer Zwänge auf Zeit. MitarbeiterInnen auf unterschiedlichen Hierarchiestufen nehmen an den einzelnen Workshops teil. Jeder Impuls und jeder Gesprächsbeitrag ist gleichgewichtig. Annahme und Abwahl von Workshop-Themen finden mit den Füßen statt. Merkt man, dass man manipuliert wird oder passt einem die Gesprächskultur nicht, so verlässt man den Workshop-Raum und wendet sich interessanteren Themen und Gesprächspartnern zu (Abstimmung mit den Füßen).

4. Eignungen und Wirkungen

Erfahrungen mit der Open-Space-Technologie im Bereich der Politischen Bildung liegen dem Autor nicht vor. Als relevante Praxisbereiche haben sich mittlerweile der Agenda 21- Bereich, Bürgerforen wie auch Stadtteilkonferenzen herausgestellt. Über weitere Anwendungsbereiche gilt es nachzudenken. Ob und inwieweit auch Kongresse der Politischen Bildung mit der Open-Space-Technologie durchgeführt werden könnten, hängt von der "Offenheit" des Konferenzthemas ab. Warnend sei jedoch noch angeführt, dass die Offenheit der Open-Space-Technologie sichtlich bei Teilnehmern ohne Vorerfahrung zur Verwirrung führen kann. Mit zunehmender Dauer der Konferenz nimmt die Angst bei den Teilnehmenden vor dem großen Loch ("Ich weiß nicht, was ich hier machen soll?!") ab und die Bereitschaft, sich aktiv einzubringen, steigt ("Was auch immer passiert, ist für mich o.k.!"). Nach der Überwindung der anfänglichen Unsicherheit stellt sich in der Gesamtgruppe zunehmend eine Kultur des Trauens und Vertrauens ein. Eine wichtige integrierende Funktion kommt dabei den Meetings (Morgen- und Abendrunden) in der Großgruppe zu.

5. Literatur

Ebeling, Ingrid (1998): OPEN SPACE. In: Grundlagen der Weiterbildung - Praxishilfen, Loseblattsammlung 7.30.10.3., Neuwied, 27. Februar 1998, S. 1-11

Harrison, Owen (1992): Open Space Technology - A User's Guide, Abbott Publishing.

Herzog, Isis (1999): Marktplatz der Ideen Open Space Konferenz. In: ManagerSeminare März 1999, S. 92-98

Petri, Katrina (1998): "Open Space Technology" oder: das Wunder der Kaffeepause. In: Wege zur Zukunftsfähigkeit - ein Methodenhandbuch, hg. von Apel, Heino; Dernbach, Dorothee; Ködelpeter, Thomas; Weinbrenner, Peter, Bonn 1998, S. 94 -104

zur Bonsen, Matthias (1998): Mit der Konferenzmethode Open Space zu neuen Ideen. In: HARVARD BUSINESS manager 3/1998, S. 13ff.

Rogge, Klaus I. (2000): Open-space-Konferenz. In: Kuhn, Hans-Werner; Massing, Peter (Hg.): Methoden und Arbeitstechniken (Lexikon der politischen Bildung, Bd.3), Schwalbach/Ts., S.119-121.

5.1 Sowi-online Literatur

Böttger, Ilona (2001): Open Space. In: sowi-online Methodenlexikon.