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Bernd O. Weitz unter Mitarbeit von Christiane Uetz

Inhalt

1 Vorbemerkungen
2 Intentionen
3 Falldarstellung
4 Arbeitsaufträge
5 Materialien
   5.1 Beurteilungsbogen
   5.2 Richtlinien zur Mitarbeiterbeurteilung
6 Formaler Ablauf
7 Aufbewahrung der Unterlagen
8 Beurteilungsskala und Beurteilungsmerkmale
9 Tatsächliche Lösung
Literatur

1 Vorbemerkungen

Die vorliegende Fallstudie beschäftigt sich mit dem Problemkreis Personalbeurteilung. Die Präsentation des Materials erstreckt sich auf die Darstellung des Falles und einen Theorieteil.

Der Fall stellt die Entwicklung und gegenwärtige berufliche Situation einer Bankkauffrau dar. Sie wurde vor kurzer Zeit von einer Sparkasse als Kassen- und Servicemitarbeiterin eingestellt. nach einer kurzen Beschreibung der Bank und ihrer Personalstruktur wird der Tätigkeitsbereich der neuen Angestellten dargestellt. Es ergeben sich bald nach der Einstellung Probleme mit Mitarbeitern und Kunden. Am Ende der Probezeit soll eine Personalbeurteilung durchgeführt werden. Dem Schüler wird die Aufgabe gestellt, sich in die Rolle eines Personalbearbeiters zu versetzen und anhand von ausführlichem Informationsmaterial zur Personalbeurteilung diese Beurteilung selbst durchführen. In einem abschließenden Kapitel werden Materialien zu der in der Praxis durchgeführten Beurteilung präsentiert. Die Schülerergebnisse können damit in einen Vergleich zur Unternehmenspraxis gestellt werden.

Die Fallstudie wurde auf der Basis eingehender Recherchen in einer konkreten Bank durchgeführt. Namen und Ortsangaben wurden aus Datenschutzgründen anonymisiert. Alle Angaben im besonderen aber die Materialien zur Personalbeurteilung entsprechen jedoch der Praxis.

2 Intentionen

Im Rahmen der Bearbeitung des Fallstudienmaterials sollen die Schüler das Personal-beurteilungssystem eines Unternehmens kennenlernen. Zugleich sollen die Lernenden eine Personalbeurteilung selbständig durchführen und dabei Probleme bei der Beurteilung von Mitarbeitern kennenlernen.

3 Falldarstellung

Sabine Siebert wurde am 24. 03. 1972 in Mellingen geboren. Sie besuchte dort die Realschule und anschließend das Berufskolleg. Am 01. 08. 1990 begann Sie bei der Sparkasse Salzstadt ein 2 ½-jährige Ausbildung zur Bankkauffrau. Die Sparkasse Salzstadt stellte ihr am 30. 01. 1993 folgendes Ausbildungszeugnis aus:

Während der Ausbildung wohnte Sabine Siebert bei Ihren Eltern, die sich jedoch im November 1992 scheiden ließen. Sabine litt sehr unter der Trennung ihrer Eltern. Sie blieb bei ihrem Vater in Mellingen, während die Mutter nach Sommertal zog, (etwa 150 km von Mellingen entfernt). Das bis dahin gute Verhältnis zu ihrem Vater änderte sich jedoch recht schnell als dieser von ihr erwartete, daß sie die hausfraulichen Pflichten übernahm. Sie beendete zum 30. 03. 1993 ihr Arbeitsverhältnis bei der Sparkasse Salzstadt und zog zu ihrer Mutter nach Sommertal. Da sie nach der Ausbildung nur noch wenige Wochen bei der Sparkasse tätig war, erhielt sie für diese Zeit kein zusätzliches Zeugnis.

Schon von Mellingen aus bewarb sich Sabine Siebert bei mehreren Banken im Umkreis von Sommertal um eine Arbeitsstelle als Bankkauffrau. Unter anderem auch bei der Kreissparkasse in Borgis , da ihre Mutter bei deren Geschäftstelle in Sommertal ihr Geschäftskonto eröffnet hatte.

Aufgrund ihres guten Abschlußzeugnisses und der Geschäftsverbindung zu ihrer Mutter, die in Sommertal einen Kosmetiksalon eröffnet hatte, erhielt sie zum 01. 06. 1993 einen Arbeitsvertrag bei der Kreissparkasse Borgis.

Die Kreissparkasse Borgis ist mit ihrer Hauptstelle in Borgis, ihren über 12 Hauptgeschäftsstellen und 71 Geschäftsstellen eine der größten Universalbanken und bedeutender Arbeitgeber in Sommertal im Landkreis. Sie beschäftigt 1025 Mitarbeiter, von denen 91 Auszubildende sind.

Frau Siebert wurde für die Hauptgeschäftsstelle Sommertal als Service- und Kassenmitarbeiterin eingestellt. Sommertal ist eine Geschäftsstelle mit insgesamt 48 Angestellten. Zu ihrem Geschäftsbereich gehören neben der Hauptstelle in Sommertal (34 Mitarbeiter) noch 4 weitere Geschäftsstellen (Bergtorstraße (3 Mitarbeiter), Burgplatz (3 Mitarbeiter), Steinach (5 Mitarbeiter), Domplatz (3 Mitarbeiter)). Herr Berger, der Direktor der Geschäftsstelle und Herr Müller, der Innenbetriebsleiter, sind stolz auf das gute Betriebsklima ihrer Geschäftsstelle.

Im Privatkundenbereich der Hauptstelle Sommertal sind 14 Mitarbeiter tätig. Dieser ist wie folgt aufgeteilt:

Die Aufgaben von Frau Siebert können sie den Stellenbeschreibungen der Kreissparkassse Borgis entnehmen.

Die Kreissparkasse Borgis stellt recht hohe Erwartungen an das Verhalten ihrer Mitarbeiter. Aus Sicht der Leitung ist jeder Mitarbeiter auch für das Image der Kreissparkasse mitverantwortlich. Sein Verhalten am Arbeitsplatz und im Privatleben fällt auf die Kreissparkasse zurück. Sie erwartet von ihren Mitarbeitern:

• Freundlichkeit
• Pünktlichkeit
• Sachkompetenz
• gepflegtes Äußeres

Aufgrund der hohen Bankendichte im Landkreis Borgis ist die Zufriedenheit der Kunden wichtig.

Frau Siebert wurde am Serviceschalter in Sommertal von Frau Birk eingearbeitet. Frau Birk ist seit 8 Jahren dort tätig und auf dieser Stelle eingearbeitet. Frau Netzer hat ihre Ausbildung bei der Kreissparkasse Borgis vor sechs Monaten beendet. Frau Bauch ist eine ältere Mitarbeiterin, die bisher eine Einmann-Geschäftsstelle ohne Computeranschluß geführt hatte. Diese wurde vor kurzen wegen mangelnden Kundenverkehrs geschlossen.

Am Anfang hatte Frau Siebert große Probleme mit dem Computersystem der Kreissparkasse Borgis. Sie zeigte keine sehr gute Auffassungsgabe und mußte sich viele Dinge mehrfach erklären lassen. Ihr umfangreiches theoretisches Wissen konnte sie in der Praxis nicht umsetzen.

Als sich Herr Müller am Ende der ersten Woche nach der Einarbeitung von Frau Siebert erkundigte, war Frau Birk von der neuen Mitarbeiterin wenig begeistert. Sie hielt sich mit ihrem Urteil zurück, um Frau Siebert eine längere Anlaufzeit zu gewähren.

Herr Müller hatte mit einer Einarbeitungszeit von zwei bis drei Wochen gerechnet. Es stellte sich aber heraus, daß Frau Siebert in der vierten Woche noch nicht in der Lage war, die Vertretung von Frau Netzer eigenständig zu übernehmen.

Auch in der Folge ergab sich keine wesentliche Verbesserung. Frau Siebert fehlte in vielen Bereichen das voraussetzbare Wissen. Sie brauchte viele Hilfestellungen ihrer Kolleginnen und war selten in der Lage, selbständig zu arbeiten. Vorschläge zur Verbesserung ihrer Arbeitstechnik und ihres Arbeitstempos empfand sie als beleidigend. Sie konnte konstruktive Kritik nur selten annehmen und umsetzen. Sie erwies sich als arrogant und empfindlich. Frau Siebert war selbst ziemlich ruppig im Umgang mit ihren Kolleginnen. Es gab mehrmals Streit am Serviceschalter. Die Stimmung war so schlecht, daß dies auch die anderen Mitarbeiter der Geschäftsstelle bemerkten. Es gab häufig Beanstandungen von Kunden, weil Frau Siebert Aufträge nicht anweisungsgemäß erledigt hatte, oder ihr Fehler unterlaufen waren. Diese landeten unter anderem bei Herrn Müller. Frau Siebert war oft unkonzentriert. Sie arbeitete umständlich und brauchte fast immer länger als ihre Kolleginnen.

Die Situation spitzte sich Mitte Juli zu. Frau Siebert erschien wiederholt unpünktlich und unkorrekt gekleidet zur Arbeit. Sie mußte zur Arbeit angehalten werden. Laut Aussage ihrer Kolleginnen tat sie nicht mehr als unbedingt notwendig. Die Zusammenarbeit in der Gruppe wurde durch Frau Siebert gestört. In Folge dieser schwerwiegenden Probleme, kam er zu einer Abmahnung durch Herrn Müller. Er forderte sie auf, ihr Verhalten zu ändern. Sie müsse sich bemühen, in der Gruppe mitzuarbeiten und sich gegebenenfalls auch unterordnen. [/S. 43:]

Frau Siebert kam am 23.07.1993 in die Geschäftsstelle Domplatz. Als Vertretung für Herrn Frehner, der an einem zweimonatigen Weiterbildungskurs teilnahm, sollte sie dort die zweite Kasse führen.

Die Geschäftsstelle Domplatz ist wie folgt organisiert:

Herr Müller hoffte, daß Frau Siebert in dieser kleinen Geschäftsstelle besser zurechtkommen würde. Außerdem wollte er sich nicht nur auf die Aussagen seiner Servicedamen in Sommertal verlassen und wußte, daß er von Herrn Frank sicher eine objektive Beurteilung erhalten würde.

Ihr äußeres Erscheinungsbild verbesserte sich nach dem Gespräch mit Herrn Müller, aber die Probleme blieben die gleichen. Frau Siebert war zu den Kunden nicht sehr freundlich. Sie zeigte sich wenig hilfsbereit und gab oft unbeherrschte Antworten. Das ganze gipfelte darin, daß sie mit einer Kundin eine Diskussion anfing, ob eine Spende an den Tierschutzbund überhaupt sinnvoll wäre. Die Kundin beschwerte sich bei der Geschäftsleitung. Sie drohte Herrn Frank mit der Auflösung ihrer Kontoverbindung.

Am 23.09.1993 kam Frau Siebert wieder zurück in die Geschäftsstelle Sommertal. Sie vertrat Frau Bauch, die sich bei einem Sturz ein Bein gebrochen hatte.

Herr Müller erhielt am 30.09.1993 von der Personalabteilung den Bogen für die Mitarbeiter-beurteilung von Frau Siebert zugesandt mit Bitte um Rückgabe zum 15.10.1993. Nach den Richtlinien zur Mitarbeiterbeurteilung der Kreissparkasse in Borgis ist eine Beurteilung am Ende der 6-monatigen Probezeit bei Neueinstellung notwendig. Herr Müller unterhielt sich mit Frau Birk, Herrn Frank und Herrn Petrin, um sich ein genaues Bild über die Leistungen von Frau Siebert machen zu können. Er empfand eine solche Beurteilung als eine eher unan-genehme Sache. Sie kostet viel Zeit und führt oft zu Spannungen im Verhältnis der Mitarbeiter zueinander, sowie zu den Vorgesetzten. Im Fall von Frau Siebert war wahrscheinlich mit Schwierigkeiten zu rechnen, da er bereits gemerkt hatte, daß sie selbst sich eigentlich ganz anders einschätzte, als sie von anderen empfunden wurde.

Bevor Herr Müller den Beurteilungsbogen ausfüllte, klärte er seine Entscheidung mit dem Direktor der Geschäftsstelle Herrn Berger ab.

4 Arbeitsaufträge

1. Führen Sie anstelle von Herrn Müller die Personalbeurteilung von Frau Siebert durch. Berücksichtigen Sie dabei die nachfolgend aufgeführten Materialien zur Personalbeurteilung.
2. Notieren Sie die wesentlichen Probleme einer Personalbeurteilung, die Ihnen im Verlaufe der Bearbeitung der Fallstudie bewußt werden.

5 Materialien

5.1 Beurteilungsbogen

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5.2 Richtlinien zur Mitarbeiterbeurteilung

6. Formaler Ablauf

7. Aufbewahrung der Unterlagen

Die Mitarbeiterbeurteilung ist als Bestandteil der Personalakte besonders vertraulich zu behandeln. Die Ablage in der Personalakte erfolgt unverzüglich.

8. Beurteilungsskala und Beurteilungsmerkmale

Die Beurteilungsskala besteht aus sieben Bewertungsstufen. Sie bietet die Möglichkeit einer differenzierten Beurteilung. Dabei ist die 7 die beste und die 1 die schlechteste Bewertungsstufe.

Bei den Beurteilungskriterien sind alle Bewertungsstufen beschrieben. In der Stufe 5 erfüllt der zu Beurteilende die im einzelnen Beurteilungskriterium gestellten Anforderungen noch.

Nicht alle Beurteilungsmerkmale treffen auf alle Mitarbeiter zu. Es wird unterschieden nach Mitarbeitern ohne Führungsfunktion und Mitarbeitern mit Führungsfunktion. Die jeweils zutreffenden Kriterien sind nachstehend angekreuzt:

Erläuterungen des Unternehmens zur Mitarbeiterbeurteilung

Allgemeines

Ziel des Beurteilungswesens ist es, den richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Arbeitsplatz einsetzen zu können, um damit einen optimalen Arbeitseinsatz zu erreichen. Außerdem können die Fachkenntnisse des Mitarbeiters rechtzeitig den jeweils gegebenen Anforderungen angepaßt werden.

Die Beurteilung darf nur berufsbezogene Tatsachen und Beobachtungen enthalten. Das Privatleben des Mitarbeiters ist nicht Gegenstand der Beurteilung.

Dem Mitarbeiter soll durch die Beurteilung auch aufgezeigt werden, wie seine Leistungen und seine Möglichkeiten weiterentwickelt werden können. Ein in geeigneter Form zu führendes Beurteilungsgespräch hat das Ziel, den Mitarbeiter in seiner Leistungsbereitschaft zu stärken - ihm aber auch durch Aufzeigen von Schwächen die Möglichkeit zu eröffnen -, die schwächer beurteilten Leistungen zu verbessern. [/S. 47:]

Die Mitarbeiterbeurteilung liefert Erkenntnisse darüber, wie der Mitarbeiter aufgrund seiner Leistungen, seines Verhaltens sowie seiner individuellen Fähigkeiten und Neigungen langfristig eingesetzt werden kann und welche gezielten Förderungsmaßnahmen notwendig sind, um eine Übereinstimmung zwischen den Anforderungen seines gegenwärtigen und zukünftigen Arbeitsplatzes herzustellen.

Die Mitarbeiterbeurteilung ist also ein geeignetes Mittel für

• den richtigen Personaleinsatz
• die weitere Entwicklung des Mitarbeiters
• zweckmäßige Weiterbildung
• die Förderung einer effizienten Zusammenarbeit
• eine Anerkennung erbrachter Leistungen.

Beurteilungsrhythmus

Für die Mitarbeiter sind regelmäßige Beurteilungen vorgesehen, und zwar

1. vor Ablauf der Probezeit
2. bis zum 30. Lebensjahr jährlich
3. danach jeweils alle 3 Jahre

Beurteilungen aus besonderem Anlaß sind insb. in den folgenden Fällen vorgesehen:

1. auf Anforderung der Personalabteilung (z. B. bei Versetzung und beim Erteilen von Zwischenzeugnissen)
2. auf Wunsch des Mitarbeiters

Beurteilung

Beurteiler ist immer der direkte Vorgesetzte. Voraussetzung ist, daß er die Leistungen des zu beurteilenden Mitarbeiters kennt und weiß, wie die Arbeitsergebnisse zustande kommen.

Beurteilungsgespräch

Das Beurteilungsgespräch ist ein wichtiger Teil des Beurteilungssystems.

In diesem Gespräch sollen die positiven Leistungen und Verhaltensweisen mit dem Ziel aufgezeigt werden, sie evtl. noch zu verstärken. Selbstverständlich wird auch auf die Schwachstellen eingegangen. Hier sollten Anregungen gegeben werden, wie sie abgestellt bzw. minimiert werden können. Dadurch bekommt der Mitarbeiter gezielt eine Rückmeldung, wie seine Leistungen vom Vorgesetzten eingestuft werden.

Durch die Beurteilung und das damit verbundene Gespräch werden Informationen über die Fähigkeiten und Wünsche des Mitarbeiters erfaßt und festgehalten. Der Mitarbeiter kann somit leichter seiner Befähigung entsprechend eingesetzt werden. [/S. 48:]

9. Tatsächliche Lösung

Beurteilungsgespräch

Das Beurteilungsgespräch zwischen Herrn Müller und Frau Siebert verlief nicht sehr erfreulich. Frau Siebert weigerte sich, die Beurteilung zu unterzeichnen, obwohl Herr Müller ihr mehrmals erklärt hatte, daß ihre Unterschrift nicht eine Bestätigung der Beurteilung sei, sondern lediglich dokumentierte, daß sie die Beurteilung zur Kenntnis genommen habe.

Frau Siebert wandte sich an den Personalrat Herrn Niedermaier. Dieser führte mehrere Gespräche mit Herrn Müller, Herrn Frank und Herrn Weinert, dem Leiter der Personalabteilung. Doch da die Aussagen aller sich glichen, konnte er Frau Siebert auch nicht helfen. Er konnte lediglich mit der Personalabteilung aushandeln, daß sie nicht direkt nach der Probezeit zum 31.11.1993 sondern zum 31.12.1993 entlassen wurde. Der glatte [/S. 49:] Kündigungstermin sieht in einer neuen Bewerbung besser aus.

Auf ein qualifiziertes Zeugnis verzichtete Frau Siebert und erhielt von der Kreissparkasse Borgis folgende Arbeitsbescheinigung:

Literatur

Stein, H./ Weitz, B. O. (1993): Personalwirtschaft. Grundlagen - Berufsbildung - Personalentwicklung. Essen

Weitz, B. O. (1994): Fallstudien zur Industriebetriebslehre. Essen

Weitz, B. O. (1994):Fallstudienarbeit. In: Wirtschaft und Gesellschaft im Beruf, H. 5, S. 191-197